Finanse i faktury

Jak rozliczać finansowo akcje?

Wszystkie działania finansowe związane z zakupami i wydatkami muszą być zgodne z poniższymi zasadami i procedurami!

1. Zgoda na wydatek

Każdy wydatek musi zostać najpierw zaakceptowany przez członka zarządu odpowiedzialnego za program stały, którego dotyczy dany zakup.

2. Konsultacja przed zakupem

Zanim dokonasz zakupu, wyślij e-maila na adres skarbnik@krakow.ifmsa.pl oraz do prezydent@krakow.ifmsa.pl. W mailu zapytaj, czy faktura powinna być wystawiona na IFMSA-Poland czy na Uniwersytet Jagielloński Collegium Medicum.

To bardzo ważny etap!!!

3. Dane do faktury

Po otrzymaniu odpowiedzi, skorzystaj z poniższych danych do wystawienia faktury:

1) Faktura na IFMSA-Poland:

Międzynarodowe Stowarzyszenie Studentów Medycyny IFMSA-Poland 

ul. Oczki 1A 

02-007 Warszawa 

Numer NIP: 521-157-91-52

2) Faktura na Uniwersytet Jagielloński Collegium Medicum:

Skorzystaj z instrukcji znajdującej się na oficjalnej stronie Uniwersytetu Jagiellońskiego pod tym linkiem:
Instrukcje dotyczące faktur

4. Wysłanie faktury

Po otrzymaniu faktury należy wykonać następujące kroki:

1) Faktura wystawiona na IFMSA-Poland - skan faktury lub oryginalną fakturę należy wysłać na adres skarbnik@krakow.ifmsa.pl.

2) Faktura wystawiona na Uniwersytet Jagielloński Collegium Medicum - skan lub oryginał faktury należy wysłać na adres prezydent@krakow.ifmsa.pl.

W e-mailu należy załączyć:

1) Opis faktury (w tym cel zakupu),

2) Program stały, w ramach którego dokonano zakupu,

3) Datę zakupu,

4) Numer konta bankowego, na który ma być dokonany zwrot pieniędzy.

Przykładowy opis faktury kliknij tutaj

5. Przekazanie faktury w wersji papierowej

Jeśli wysłałeś skan faktury, należy przekazać fakturę w wersji papierowej w ciągu 7 dni roboczych od wysłania skanu wraz z tym samym opisem, który został wysłany wcześniej na maila. W przypadku, gdy faktura nie została opłacona, termin ten skraca się do 5 dni roboczych.

Przekazanie faktury w wersji papierowej należy ustalić bezpośrednio z osobą odpowiedzialną (Skarbnikiem_czką lub Prezydentem_ką).

6. Zakupy w grudniu

W grudniu faktury będą rozliczane jedynie do 10 grudnia. W przypadku wyjątkowych sytuacji możliwe są indywidualne ustalenia z zarządem.

7. Przekazanie faktury osobie odpowiedzialnej za program

Po wysłaniu faktury do Skarbnika_czki lub Prezydenta_ki, należy również przekazać informacje o zakupie osobie odpowiedzialnej za program stały, w ramach którego dokonano zakupu. Osoba ta musi uzupełnić dane w arkuszu faktur, aby dokumentacja była kompletna.

RODZAJE FAKTUR

1. Faktura opłacona

Faktura opłacona to faktura, która została już opłacona przez osobę dokonującą zakupu przed lub w momencie otrzymania faktury. Należy postąpić tradycyjną drogą rozliczania faktur.

Po otrzymaniu faktury Skarbnik_czka lub Prezydent_ka przeprowadzą weryfikację i środki zostaną zwrócone jak najszybciej na wskazany numer konta.

2. Faktura nieopłacona

Faktura nieopłacona to faktura, która została wystawiona z określonym terminem płatności (zwykle 14 dni). Ten rodzaj faktury jest rekomendowany w przypadku większych wydatków, ponieważ umożliwia opóźnienie płatności i daje czas na organizację funduszy.

Procedura:

1) Zapytanie przed zakupem - zanim zdecydujesz się na fakturę z odroczonym terminem płatności, zawsze należy zapytać, czy taki typ faktury może zostać wzięty. Należy najpierw wysłać maila, aby upewnić się, że taki rodzaj faktury jest dopuszczalny.

2) Wysłanie faktury - po otrzymaniu faktury należy przesłać ją na odpowiedni adres (skarbnik@krakow.ifmsa.pl lub prezydent@krakow.ifmsa.pl) wraz z dokładnym opisem wydatku i datą zakupu.

3) Weryfikacja - Skarbnik_czka lub Prezydent_ka zatwierdzą fakturę i po jej weryfikacji zapewnią, że płatność zostanie zrealizowana w odpowiednim terminie.

3. Nota wewnętrzna

Nota wewnętrzna to dokument rozliczeniowy, który najczęściej występuje w przypadku wynajmu sali lub innych usług świadczonych przez Uniwersytet Jagielloński. Jest to specyficzny rodzaj faktury, który wystawiany jest w ramach rozliczeń wewnętrznych między jednostkami organizacyjnymi (np. wynajem sali na Uniwersytecie Jagiellońskim Collegium Medicum).

Procedura:

1) Zapytanie o notę wewnętrzną - w przypadku wynajmu sali, np. w CDK, należy skontaktować się najpierw z Prezydentem_ką i zapytać, czy w danym przypadku może zostać wystawiona nota wewnętrzna.

2) Wystawienie noty - jeżeli zostanie potwierdzone, że nota wewnętrzna jest możliwa, należy postępować zgodnie z instrukcjami dostarczonymi przez Uniwersytet Jagielloński Collegium Medicum. Każdą wątpliwość należy wyjaśniać z Prezydentem_ką.

3) Wysłanie noty - po otrzymaniu noty wewnętrznej należy wysłać ją na adres prezydent@krakow.ifmsa.pl wraz z odpowiednim opisem usługi (np. wynajem sali, data wynajmu itp.).

Uwagi: Nota wewnętrzna jest dokumentem rozliczeniowym, który może być wykorzystywany w szczególnych przypadkach, takich jak wynajem sal lub innych usług wewnętrznych w obrębie Uniwersytetu. Ważne jest, aby upewnić się, że nota wewnętrzna jest akceptowana w danym przypadku.