polski english

Dla KLP

Jeśli jesteś Koordynatorem Lokalnym Projektu u progu swojej kariery,

a w Twojej głowie aż kłębi się od pytań i dziwnych, często niezrozumiałych

skrótów – dobrze trafiłeś! Z pomocą poniższych wytycznych postaramy się
rozwiać większość Twoich wątpliwości i wskażemy odpowiednie osoby,
które pomogą Ci skutecznie wdrożyć się w działalność w Międzynarodowym
Stowarzyszeniu Studentów Medycyny IFMSA-Poland.

 


Baza Projektów


Baza projektów IFMSA-Poland ma być inspiracją i przewodnikiem dla starych i nowych KLP. Jest to zbiór wszystkich projektów, ze wszystkich Programów Stałych. Znajdziecie tam podstawowe informacje o projekcie:

  • do kogo jest kierowany
  • jakich materiałów potrzebujecie
  • i na czym on w ogóle polega
  • ponadto zawarte tam są wskazówki jak rozliczać dany projekt

Zachęcamy do zapoznania się z bazą dostępną pod linkiem - kliknij na mnie
 


Wytyczne Skarbnika Oddziału


  • Uwagi wstępne:

    • Przyjmuję jedynie faktury VAT- nie uwzględniam paragonów.

    • Każdorazowo konsultujcie ze swoim Przełożonym czy faktury macie brać na dane Stowarzyszenia, czy Uniwersytetu.

    • ZAWSZE sprawdzajcie w sklepie poprawność wszystkich danych na fakturze- te z błędami, nieprawidłowo opisane, nieopisane- nie będą rozliczane.

    • NIE PODPISUJCIE FAKTUR w miejscu do tego przeznaczonym- opis wyłącznie na odwrocie

    • Faktury zostawiajcie mi w siedzibie niezwłocznie po ich otrzymaniu- i opisaniu (do 30 dni po dokonaniu zakupu).

    • Do faktury dołączcie samoprzylepną karteczkę z Waszymi danymi- Imię, Nazwisko, nr konta bankowego. Należność zostanie zwrócona w najkrótszym możliwym czasie.

    • Płatność GOTÓWKĄ.

    • Jeśli musicie wziąć fakturę przelewową/do zapłaty (w ostateczności!) –koniecznie skontaktujcie się ze mną.

    • Wszystkie faktury- bez wyjątków- muszą trafić w moje ręce.


     

    • Faktury za kwiaty- proście o zatytułowanie: „usługa florystyczna“ (ale raczej ich unikajcie).

    • Artykuły spożywcze takie jak: kawa, herbata, cukier, sól, śmietanka do kawy, woda (art.niezbędne do biura), ew. ciastka- można kupować.

    • NIE KUPUJEMY:

      • Alkoholu

      • Art. Spożywczych, takich jak: wędlina, pieczywo, soki, coca-cola, przyprawy, warzywa, owoce itp.

    • Ogólnie, starajcie się brać faktury raczej na UJ, a na pewno:

      • w/w dozwolone art. Spożywcze NIEZBĘDNE na Wasze akcje- „Zakup na potrzeby uczestników akcji/ poczęstunek dla uczestników...“

      • także czekoladki, kawę itp. w ramach podziękowania dla prowadzących

      • kwiaty

      • wydruki

      • przedmioty, które będziecie potrzebowali do organizacji akcji

      • NIE: artykuły papiernicze (papier, koperty etc)

    __________________________________________________________________

    • SKŁADKI wpłacane są wyłącznie na konto Oddziału

    • Jeśli jedziecie na delegację- pamiętajcie o zabraniu odpowiednich druków (dostępnych u mnie).

    • W razie jakichkolwiek wątpliwości- skontaktujcie się ze mną.


     


     

    Faktury rozliczane z budżetu Uniwersytetu Jagiellońskiego:

    • Dane Uczelni- konieczne jest, aby na fakturze widniały OBA adresy (jeśli wystawiający twierdzi, że tak się nie da- prosimy, aby Odbiorcę wpisał w uwagach):


     

    • Nabywca:
      Uniwersytet Jagielloński
      ul. Gołębia 24
      31-007 Kraków
      NIP 675-000-22-36


     

    • Odbiorca/Płatnik:
      Uniwersytet Jagielloński Collegium Medicum
      ul. Św. Anny 12
      31-008 Kraków

      NIP 675-000-22-36


     

    • Wzór opisu na odwrocie:


     

    • Nazwa Programu Stałego (może być skrót)- nazwa akcji 

    W kilku słowach –cel dokonanego zakupu.

    Imię i nazwisko, rok studiów

    Data otrzymania faktury: ...
    Data otrzymania usługi/towaru
    (w zależności czego dotyczy faktura): ...


     

    Usługa wykonana zgodnie z fakturą. Należność płatna ze środków przyznanych zgodnie z wcześniej przedstawionym preliminarzem. Sprawdzono pod względem merytorycznym. Czynności zwolnione z VAT. Zamówienie zrealizowano zgodnie z art.4 pkt.8 ustawy z dnia 29.01.2004r. prawo zamówień publicznych.
    MPK 96030000


     

    Proszę o zwrot kosztów na konto Skarbnika Oddziału Kraków IFMSA-Poland


     

    Wydatek nie zakwalifikowany do wydatków strukturalnych ............. (tu wpisujecie kwotę która widnieje na fakturze).


     

    • tekst z wzoru napisany kursywą ma zostać przepisany w niezmienionej formie!

    • każdą fakturę, na którą kupujecie rzeczy niezbędne do realizacji Waszych projektów należy opisać na odwrocie


     


     

    Faktury rozliczane w Stowarzyszeniu:

    • Dane:

    Międzynarodowe Stowarzyszenie Studentów Medycyny IFMSA-Poland
    Ul. Oczki 1A 
    02–007 Warszawa
    NIP: 521-157-91-52


     

    • Wzór opisu:


     

    Pełna nazwa programu stałego, nazwa akcji.

    W jakim celu zostały wydane pieniądze.

    Czytelny podpis- imię i nazwisko.


     

    • NIE WOLNO opisywać faktur: „PREZENT/PODZIĘKOWANIE/NAGRODA/ PODARUNEK etc.“!! („zakup na potrzeby Akcji ... w ramach Programu Stałego ...“)

    • Na fakturach rozliczanych w Stowarzyszeniu NIE używajcie żadnych skrótów (Programów Stałych, Funkcji itp)!

    • FVAT (faktura VAT) musi zawierać dane naszego Stowarzyszenia prawidłowo wypełnione bez jakichkolwiek przekręceń czy literówek.


     


     

    Dorota Długosz
    Skarbnik Oddziału Kraków
    Tel.: +48 608092719

    E-mail: skarbnik@krakow.ifmsa.pl
     

     


Wytyczne Redaktora Oddziału


Każdy KLP ma prawo umieścić informacje o swojej akcji na Facebooku oraz w cotygodniowym newsletterze na liście mailingowej Oddziału.

1) Facebook:

  • Fanpage- tutaj zamieszczamy informacje o akcjach otwartych, na które nie jest potrzebna rejestracja (np. Poznaj swoją specjalizację) oraz fotorelacje po zakończonych projektach. Wydarzenia które trafiają na fanpage tworzone są za pośrednictwem Wiceprezydenta Oddziału ds. zasobów ludzkich lub Koordynatora ds. Mediów Internetowych. KLP ma obowiązek dostarczyć krótki opis oraz grafikę conajmniej tydzień przed planowaną akcją.
  • Grupa- tutaj wstawiamy adnotację o akcjach, na które jest wymagana rejestracja (np. Warsztaty USG) lub potrzebne jest pozyskanie zasobow ludzkich (np. Zdrowie Pod Kontrolą). Wydarzenia które trafiają na grupę, tworzą KLP conajmniej tydzień przed planowaną akcją.

Kontakt:

Klaudiusz Bolt
Wiceprezydent Oddziału ds. zasobów ludzkich
Tel.: +48 886 866 663
E-mail: vpi@krakow.ifmsa.pl

 

2) Newsletter:

  • informacje należy dostarczyć do godziny 18:00 w piątek na email Koordynatora.
  • pamiętajcie, że newsletter przychodzi tylko w weekendy, dlatego informacje o akcjach odbywających się początkiem tygodnia (poniedziałek) warto zgłaszać dwa newslettery przed akcją.
  • proszę nie przesyłać informacji o pojedynczych akcjach na listę mailingową samodzielnie.

Kontakt:

Jonasz Dragon
Koordynator ds. Mediów internetowych
Tel.: +48 509 691 791 
E-mail: jonaszdragon@gmail.com
 


Wytyczne Grafika Oddziału


W każdej chwili możecie poprosić o pomoc w przygotowaniu plakatów, ulotek i innych grafik naszą Grafik Oddziału. Wymaga ona:

  • gotowego tekstu, który ma zostać umieszczony na materiałach graficznych (uwaga na literówki!)
  • przestrzegania terminów, czyli:
    • tygodnia na przygotowanie plakatu
    • 2 tygodni na przygotowanie ulotek
    • 3 tygodni na przygotowanie logo nowego Projektu
  • powyższe terminy liczone są do dnia rozpoczęcia PROMOCJI, a nie do dnia rozpoczęcia akcji!

Kontakt:

Weronika Chołopiak
Grafik Oddziału Kraków
Tel.: +48 698 393 902
E-mail: solvegia@gmail.com
 


Wytyczne Fotografów Oddziału


Nie ma także problemu z wykonaniem fotorelacji na akcji. W tym celu należy skontaktować się z VPE- Zuzanną Kalarus i poinformować go o miejscu i czasie trwania akcji. W wiadomości zwrotnej otrzymacie informację, który fotograf został Wam przydzielony.

Idealnym momentem na poinformowanie o akcji jest tydzień poprzedzający, jednak nie jest to wymogiem. Możecie pisać o akcjach, które odbywają się następnego dnia, być może któryś z fotografów da radę się pojawić i zrobić kilka zdjęć. Musicie jednak liczyć się z tym, że im później informujecie, tym mniejsza szansa na fotorelację.

Po zakończeniu akcji, staramy się jak najszybciej odpowiednio wyretuszować zdjęcia i udostępnić je na oddziałowym koncie Picassa. Na pewno dostaniecie odnośnik, gdy zdjęcia już tam będą.

Jeśli chcecie by pojawiły się one również na fanpage'u wystarczy skontaktować się z Koordynatorami ds. Mediów internetowych- Jonaszem lub Agatą.

Kontakt:

Zuzanna Kalarus
Wiceprezydent Oddziału Kraków ds. marketingu
Tel.: +48 694 458 454
E-mail: vpe@ifmsa.krakow.pl
 

Wytyczne LEO (zakładanie akcji na stronie)


  1. Zarejestrować się na stronie internetowej www.krakow.ifmsa.pl → konto aktywowane jest przez Prezydenta Oddziału, Sekretarza Oddziału lub Lokalnego Koordynatora ds. Praktyk Wakacyjnych (LEO).
  2. Zalogować się na stronie
  3. Wejść w zakładkę MOJE AKCJE (menu po prawej stronie).
  4. Kliknąć UTWÓRZ NOWĄ AKCJĘ.
  5. Wpisać wszystkie szczegóły dotyczące akcji wraz z datą, która automatycznie zostanie dodana do kalendarza na stronie głównej.
  6. Pamiętaj, że akcja pojawi się dopiero, gdy ją opublikujesz. MOJE AKCJE → więcej → w opisie akcji masz dział STAN, tam jest opcja OPUBLIKUJ AKCJĘ (po kliknięciu tego dopiero akcja będzie widoczna na stronie oddziału, a także w systemie służącym do rozliczania akcji)
  7. Po zatwierdzeniu akcja pojawia się wśród naszych akcji (ponownie w menu MOJE AKCJE).
  8. Wybierasz swoją akcję i klikasz WIĘCEJ, aby zobaczyć szczegóły.
  9. Bardzo ważny jest OPIS AKCJI. Wpisujemy w nim Datę i miejsce akcji, jeśli istnieje fotorelacja z akcji, wklejamy link do strony, gdzie jest ona dostępna (za nieopublikowane zdjęcia nie są przyznawane punkty). Jeśli akcja ma być rozliczona jako akcja średnia lub duża wypisujemy punkty (bez szczegółów, np: a.,d.,g.), które zostały spełnione, aby akcja mogła być w ten sposób rozliczona.
  10. Na dole w zakładce Uczestnicy dodajesz poszczególne osoby, które brały udział w akcji (warunek jest taki, że wszystkie osoby muszą się zarejestrować na stronie). Jak dodajesz: wpisujesz nazwisko i klikasz PRZYPISZ UCZESTNIKA. System ma problem z rozpoznawaniem polskich znaków diakrytycznych, więc jeśli chcesz do akcji dodać studenta o nazwisku Ścibik, wpisz "ibik" ( ciągły fragment imienia lub nazwiska niezawierający polskich znaków diakrytycznych). Jeżeli mimo to system nie rozwinie listy wyników, prawdopodobnie student nie zarejestrował się na stronie lub zarejestrował się na tyle niedawno, że jego konto nie zostało aktywowane.
  11. Po zakończonej akcji przyznajesz każdemu uczestnikowi procentowy udział w akcji (określasz w ten sposób stopień zaangażowania w powierzone zadanie). Przy każdym uczestniku jest opcja EDYCJA. Wchodzisz, suwakiem wybierasz procent zaangażowania. Bardzo ważne jest wypełnianie pola UWAGI. Powinno być w nim sprecyzowane działanie studenta, co ułatwi LEO ocenę, np. jeśli wykonał to samo zadanie wielokrotnie; jeśli wykonywanemu zadaniu towarzyszyły jakieś szczególne okoliczności; jeśli konkretne zadnie wykonywał z kimś innym, wykonywał zadanie kilkakrotnie, czy też inne informacje pomocne przy sprawiedlicej ocenie punktowej.
  12. Kolejny krok to określenie zadań, które dany uczestnik akcji wykonał. Wracasz co listy uczestników akcji, tj. MOJE AKCJE → więcej → klikasz ZADANIA.
  13. W tym momencie wybierasz z listy elementów, które są punktowane w systemie SCOPE.
  14. Główne podpunkty można rozwijać i tam zaznaczać szczegółowe zadania, nie jest konieczne zaznaczanie zarówno punktu AKCJE jak i KOORDYNATOR AKCJI.
  15. W razie pytań poproś swojego LEO o pomoc. Nie ma głupich pytań, priorytetem jest sprawiedliwa ocena wkładu pracy w daną akcję!  ;)

Kontakt:

Jakub Chmiel
Koordynator Lokalny ds. Praktyk Wakacyjnych
Tel.: +48 793 683 723
E-mail: leo.ifmsakrakow@gmail.com
 


Wytyczne Sekretarza Oddziału (pisanie pism)


  1. Każde pismo wychodzące musi być podpisane przez Prezydenta Oddziału Kraków, Sekretarza Oddziału, Wiceprezydenta Oddziału ds. marketingu lub Koordynatora Lokalnego Programu Stałego
  2. Koordynator Lokalny Projektu stałego może podpisać pismo jako jedyny po konsultacji ze swoim przełożonym, który bierze odpowiedzialność za pismo
  3. Do tworzenia oficjalnych pism w IFMSA-Poland używamy czcionki: Georgia
  4. Każde pismo powinno zostać przygotowane na tzw. papierze oddziałowym (dostępny tutaj)
  5. Przygotowane pismo należy odesłać Sekretarzowi Oddziału w pliku edytowalnym Word
  6. Sekretarz Oddziału dokonuje korekt i nadaje sygnatury
  7. Sekretarz Oddziału odsyła pismo w formacie PDF
  8. Pismo musi dotrzeć do Sekretarza Oddziału najpóźniej 2 dni przed wydarzeniem

Kontakt:

Iga Ruśkowska
Sekretarz Oddziału
Tel.: +48 664 461 651
E-mail: sekretarz@krakow.ifmsa.pl
 


Zachęcamy także do zapoznania się z pełnym poradnikiem dla Koordynatorów Lokalnych Projektów:


*

Dyżur

Brak dyżurów
w najbliższym czasie

Adres e-mail
*
Hasło
*
Zapamiętaj mnie

Zapomniałem hasła

Rejestracja

Newsletter

E-mail

Współpraca

© 2017 IFMSA-Poland Oddział Kraków
Realizacja: indemi.pl     projekt graficzny: Wasacz.pl